El trabajo en remoto, la solución de las empresas frente al coronavirus

Madrid – Si algo está poniendo de relevancia el reciente brote de coronavirus, además de lo expuestos que nos podemos llegar a encontrar ante un riesgo biológico real de escala global, es la dificultad de algunas empresas para poder continuar operativas ante situaciones excepcionales. Entendiéndose estas como las que impiden a uno o más empleados acudir a su espacio físico de trabajo.

La solución ante esta realidad no pasaría por otra que por la consolidación del trabajo en remoto. Práctica que han venido estimulando a lo largo de los últimos años multitud de compañías de los más diversos sectores, ante la mirada escéptica de otros muchos agentes de la economía. Que se resisten, especialmente en países como España, a dejar a un lado las viejas prácticas de lo que comúnmente se conoce como “calentar la silla”. O lo que es lo mismo, ocupar largas jornadas en el lugar de trabajo, con el consiguiente hartazgo del trabajador y reflejándose en unos bajos niveles de productividad.

Una oportunidad para impulsar el trabajo en remoto y la conciliación

Una situación estereotipada de la España de las últimas décadas, que podría contribuir a paliar a largo plazo este reciente brote de coronavirus. Siendo muchas las compañías que por precaución, como Twitter, ya han aconsejado a sus empleados no acudir a su lugar de trabajo y realizar las tareas desde sus propios hogares, ante la urgente necesidad de no perder productividad y de que los resultados de las empresas terminen irremediablemente afectados. Medias que deberían ser analizadas en detalle por las compañías, que podrían aprovechar estas críticas circunstancias para agilizar sus estructuras productivas y avanzar en otros campos como el de la conciliación laboral.

“Muchas empresas tratan de descubrir cómo mantenerse operativas, algo que con la tecnología y a través de herramientas como CRMs, puede solucionarse a la vez que se puede ayudar a contener los contagios. Una situación que todas las empresas deben plantearse en escenarios de gravedad como el actual, pero también estableciendo protocolos para casos de enfermedades mucho menos peligrosas o bien catástrofes naturales”, nos explica Tomás Santoro, fundador de la compañía especializada en servicios para las pequeñas empresas SumaCRM, a través de un escrito. Quien estima que la utilización de tecnología y de softwares específicos como los que ofrecen, “aportan una solución y organizan el trabajo para que este vaya fluyendo de forma habitual”.

Las claves del trabajo en remoto

Ante el continuo aumento de los contagios por coronavirus, desde SumaCRM nos explican las ventajas que conlleva para las empresas la estimulación de prácticas de teletrabajo, o trabajo en remoto.

1.- Las “Daily stand up meetings” (reuniones diarias)

“Para que funcione el remoto”, explican, “cada persona debe saber lo que va a hacer el resto del equipo”, para lo que sería esencial organizar reuniones, de máximo 15 minutos, en las que cada persona en solo un minuto responda a tres preguntas clave: “Qué hice ayer”, “Qué voy a hacer hoy” y “Qué está impidiendo avanzar”.

2.- Las “Weekly Stand up meetings” (reuniones semanales)

La segunda clave para hacer funcionar el trabajo en remoto serían las reuniones semanales. De las mismas características, pero que desde SumaCRM aconsejan celebrar los viernes y con una duración aproximada de 30 minutos. Destinadas en este caso a hacer un balance general de la semana, y responder a dos preguntas diferentes: “Cómo van mis objetivos” y “Cómo ha ido el sprint de siete días”.

3.- Impulsar el trabajo por objetivos

Una de las dificultades de trabajar en remoto es la práctica imposibilidad de poder saber cuantas horas dedica cada miembro del equipo a su trabajo. Algo que por otra parte les permite adaptarlo a su propio ritmo productivo y de vida. Por lo que en este caso lo esencial sería evaluar el trabajo no en función de las horas, sino en si el trabajador alcanza o no los objetivos que se le han asignado. “No debe importar si alguien se toma muchos descansos” o “si no se sabe qué hace exactamente el compañero”, “para evaluar el rendimiento, tan solo debemos fijarnos en los objetivos”.

4.- El “sprint” extra de 7 días

Desde SumaCRM también aconsejan el que cada empleado realice un trabajo de carácter semanal, extra a sus habituales tareas diarias. “Sirve para que cada miembro priorice y se centre en una nueva tarea durante una semana”, “un plus con respecto al trabajo diario y una forma de aumentar la productividad”.

5.- No perder la comunicación, pero sin interrupciones

Al igual que en los trabajos físicos, un buen flujo de comunicación entre los miembros del equipo de trabajo resultará fundamental para la buena marcha de las prácticas en remoto. Para lo que se puede recurrir al empleo de cualquiera de las múltiples plataformas de chat o mensajes que existen. Eso sí, herramientas que habrá que saber utilizar, aprendiendo entre otras a esperar a que los miembros respondan cuando puedan. Lo que he evitará que decaiga su productividad.

6.- Priorizar la información al cliente

Para garantizar que el flujo de ventas, o servicios, continúe y no se vea mermada por la implantación de medidas de teletrabajo, deberán priorizarse las informaciones que la compañía deba transmitir a clientes o socios comerciales. “Este tipo de información debe fluir rápido y en tiempo real, pero es imprescindible que quede muy organizada para después ser productivos”, señalan desde SumaCRM. Destacando estudios como el elaborado por la consultora McKinsey, que sitúan en un 65 por ciento la cantidad de nuestro tiempo de trabajo que llegamos a emplear en emails, llamadas y reuniones de trabajo.

7.- Un horario flexible, pero no menos intenso

Muchas veces se piensa que trabajar en remoto supone trabajar menos horas, por la inmediata que se le presupone al paso de la vida laboral a la familiar. Algo que dista en muchos casos de la realidad. Con jornadas que a menudo pueden ser incluso más largas, ante la necesidad de alcanzar esos objetivos. “Trabajar en remoto es trabajar desde donde quieras”, si es posible, “con horario flexible para así poder conciliar todavía más tu vida laboral y personal, y con ello ser más feliz y más productivo”. Sin que por supuesto esto suponga un “todo o nada”, pudiéndose compaginar con jornadas o reuniones presenciales en la oficina cada determinados días.

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